為什麼要使用生產力工具？在現代職場與創業環境中，效率決定成敗。
無論是時間管理、團隊協作，還是內容創作，選擇合適的生產力工具可以幫助你大幅提升工作效率，減少重複勞動，並優化工作流程，進而提升個人與團隊的效益與創造力。
AI 輔助生產力工具的崛起，也讓生產力工具的運用更加省時省力，功能的整合性、靈活性與人性化體驗都大勝傳統文書工具。
以下介紹的生產力工具大多支援中文，對於英文工作環境也非常合適，不只可以應用在大量國際會議，也能大幅提升跨國溝通者、跨部門管理者的工作管理與規劃效能。
學會運用生產力工具與 AI 自動化管理，掌握數位化時代的新技能，幫助你聰明工作！
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1. Notion（全方位筆記與知識管理）Notion 是一款結合筆記、資料庫、待辦事項和專案管理的全能生產力工具。
具備非常自由的頁面編排與操作管理系統。
無論是個人使用還是團隊協作，它都能提供靈活的工作流程，該生產力工具也能進行 AI 寫作、翻譯、搜尋工作區。
特色可自訂化頁面與資料庫AI 生成筆記摘要、創意企劃寫作、內容建議支援 Markdown 語法（能用語法套用文字樣式的快捷使用方式）與多種嵌入格式適用時機建立個人筆記、規劃行程團隊協作管理專案知識管理與研究資料整理🔗 Notion 官網
2. Trello（專案管理與任務追蹤）Trello 採用看板視覺化管理，讓專案進度一目了然，適合團隊合作或個人規劃。軟體介面有中文，但 AI 自動化功能以英文為主。
特色直觀的拖放式任務管理AI 自動化流程（Butler）可與 Google Drive、Slack 等工具整合適用時機管理專案進度與分配任務個人日程規劃與目標設定創業團隊或遠端協作管理🔗 Trello 官網
3. ClickUp（高效專案與任務管理）ClickUp 是一款功能強大的專案管理工具，適合想要高度客製化任務管理的用戶。該軟體支援中文介面！
特色支援 Gantt 圖、看板、清單等多種視圖AI 生成會議紀錄與任務摘要整合 Google 日曆、Slack、Zoom適用時機團隊需要精細的專案規劃大型組織或創業公司進行任務分工個人提高生產力與時間管理🔗 ClickUp 官網
4. ChatGPT（AI 聊天與寫作輔助）ChatGPT 是目前最受歡迎的 AI 工具之一，能幫助用戶快速生成內容、改寫文本、解決問題。
幾乎是所有生產力工具當中被應最廣泛、上手難度最低的一項。
特色AI 內容創作與編輯可自動生成電子郵件、企劃書、代碼即時解答各類問題適用時機需要靈感與創意發想撰寫行銷文案、學術論文、電子郵件快速查詢與解決技術問題🔗 ChatGPT 官網
5. Grammarly（AI 校對與寫作提升）Grammarly 能自動檢查文法錯誤，並提供寫作建議，特別適合需要撰寫英文內容的用戶。
特色AI 檢查文法、拼寫、語氣自動改寫句子以提升可讀性支援 Google Docs、Gmail、Word適用時機撰寫專業英文文件或學術論文編輯電子郵件或社交媒體內容提升寫作能力與可讀性🔗 Grammarly 官網
6. Motion（AI 自動時間管理）Motion 能夠根據優先順序自動安排日程，讓你的時間規劃更有效率。
特別注意：該工具介面不支援中文，但基本功能仍可使用。但對於外商公司與跨國企業非常有幫助。
特色AI 自動排程與待辦事項自動調整行程避免時間衝突整合 Google Calendar、Outlook適用時機需要高效安排每日工作行程管理多個會議與任務個人提升專注力與時間利用率🔗 Motion 官網
7. Otter.ai（AI 會議記錄與轉錄）Otter.ai 結合自然語言處理（NLP）與深度學習技術，能夠自動將語音轉錄為文字，適合需要記錄會議內容的職場人士。
該工具非常適合整理英文講座、商務研討會或課程時，快速整理重點筆記使用！軟體語音轉錄功能也支援中文，但準確度比英文略低。
可以大大降低你打逐字稿與整理重點的時間，不只是提升工作效率，也能促進學習與吸收效率。
特色AI 自動轉錄語音與會議內容、進行統整與摘要可辨識多種語言與不同位發言者可支援 Zoom、Google Meet等視訊會議平台適用時機會議或訪談需要完整記錄快速整理口述筆記學生、研究員進行音檔整理🔗 Otter.ai 官網
8. Slack（團隊即時溝通）Slack 是企業常用的團隊溝通工具，能整合各種生產力應用，提升內部協作效率的工具。
比起一開始只為了休閒娛樂、日常聯絡的 LINE ，這項軟體是完全為企業而生，可以快速方便的找到過去的工作連結跟檔案。
官網內建快速上手指南、團隊架構與案例分享、自動化工作流程的示範，讓你能馬上學習運用。
特色頻道式團隊溝通管理AI 推薦訊息與關鍵字搜尋（跨部門協作）可以整合第三方工具（Notion、Google Drive 等），快速訊息同步適用時機遠端團隊溝通與協作企業內部資訊交流多人專案討論與文件共享🔗 Slack 官網
9. Evernote（筆記與文件整理）Evernote 讓你輕鬆整理筆記、掃描文件，適合需要高效資訊管理的人。
本工具支援繁體與簡體中文，適合中文筆記與文件整理
特色AI 文字辨識與標籤整理支援 PDF 註解與文件掃描可與 Google Drive、Outlook 整合適用時機整理個人筆記與靈感掃描文件並數位化儲存長期資料整理與歸檔🔗 Evernote 官網
10. Zapier（AI 自動化工作流程）Zapier 允許你將不同應用程式連接起來，自動執行重複性任務，提升工作效率。
該介面無中文，但可自動化支援中文的應用程式（如 Gmail、Google Sheets）。
特色AI 自動化數據傳輸與工作流程可連結超過 5000 種應用程式免程式碼就能設置自動化任務適用時機企業自動化重複性任務數據同步與應用程式整合提升個人生產力與效率🔗 Zapier 官網
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10 款生產力工具語言支援對照表生產力工具
中文介面
中文 AI 支援
生產力工具適合的使用情境
Notion
✅ 支援
✅ 支援 AI
筆記管理、團隊協作
ChatGPT
✅ 支援
✅ 支援 AI
內容創作、寫作輔助、程式開發
Grammarly
❌ 無中文
❌ 僅適用英文
英文寫作檢查、語法修正
Otter.ai
❌ 無中文
❌ 僅適用英文
會議紀錄、自動轉錄
Slack
✅ 支援
❌ 無 AI 功能
團隊通訊、即時協作
Evernote
✅ 支援
❌ 無 AI 功能
筆記記錄、資料整理
Trello
✅ 支援
❌ 無 AI 功能
簡單專案管理、待辦事項
ClickUp
✅ 支援
⚠️ 部分 AI 功能為英文
進階專案管理、工作流自動化
Motion
❌ 無中文
❌ 僅適用英文
行程規劃、自動排程
Zapier
❌ 無中文
❌ 僅適用英文
跨平台自動化工作流
生產力工具語言支援說明✅ 完全支援中文（適合中文使用者）Notion：介面支援繁體與簡體中文，適合中文筆記與團隊協作。ChatGPT：可以用中文流暢對話，適合中文寫作、改寫、總結。Grammarly：主要針對英文檢查，不適用於中文寫作。Otter.ai：語音轉錄支援中文（但準確度比英文略低）。Slack：介面支援中文，適合中文團隊溝通。Evernote：支援繁體與簡體中文，適合中文筆記與文件整理。
⚠️ 部分支援中文（功能或體驗可能受限）Trello：介面有中文，但 AI 自動化功能以英文為主。ClickUp：支援中文介面，但某些 AI 生成內容較偏英文。Motion：介面不支援中文，但基本功能仍可使用。Zapier：介面無中文，但可自動化支援中文應用程式（如 Gmail、Google Sheets）。
運用生產力工具，改變你的工作思維，全面提升自我效能
這 10 款生產力工具能幫助你更高效地管理工作與時間。
台灣企業普遍仍以傳統文書工具去處理工作任務，檔案傳送、資訊流通等方便性與即時性等都較有限。
如果你的工作涉及國際業務、外商公司、跨國團隊等複雜性較高的專案與工作項目，這些生產力工具尤其適合你！能夠大幅提升團隊溝通與工作效能。
而對於 AI 工具、管理工具初學者，建議優先使用 Notion、ChatGPT、Slack、Evernote 這類較容易上手、教學完善且中文支援度較高的生產力工具。
只要利用最適合你工作習慣與工作環境的生產力工具，就可以降低處理繁瑣事務的效率，進而提升工作效能與創造力！
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參考資料
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